遂昌县供销合作社联合社（农合联执委会）档案管理办法

第一章 总 则

为了加强档案管理，促进档案工作制度化、规范化、科学化，更好地服务于全社工作，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合供销社实际，制定本办法。 

档案是指本系统在各项工作活动中直接形成的,对本系统和社会具有保存和查考价值的各种文字、图表、电子、声像等不同形式和各种载体的真实记录和原始凭证。 

档案工作是各项工作的有机组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是制定政策、总结经验、日常工作查考的重要依据和真实凭据，是维护历史真实面貌的一项重要工作。除人事档案外的各门类及各种载体档案包括：文书、基建、业务、会计、特种载体等五大类别，实行集中统一管理。对应归档的文件材料，按照《遂昌县供销合作社联合社文件材料归档范围和文书档案保管期限表》有关规定收集、整理，并定期移交档案室归档，集中管理，任何个人不得据为己有。 

档案管理纳入机关办公自动化系统同步发展，以提高档案科学管理水平和服务效率。 

第二章 管理体制、任务和职责

档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。社综合部内设综合档案室，隶属于社综合部管理，设专人全权负责社机关档案的保管、利用和归档等工作，并对社各职能部门档案工作进行业务指导。档案工作纳入领导的议事日程，列入工作计划和岗位责任制，社属各单位档案按自身行业规范进行统一管理。

档案管理采用部门立卷、归档的形式，即文件办理完毕及时交相关业务部室，由专人进行立卷，并定期移交归档。工作人员要协助做好档案材料的收集、整理和归档工作

各单位办公室负责收集各类行政收、发文件及其职能范围内形成的其他需归档文件材料，并按规定立卷、编号、装盒。

相关业务部室负责收集、整理与各自业务相关的、具有保存价值的业务档案，按年度、分类别进行立卷、编号、装盒。

综合档案室档案管理人员负责对各部门整理完毕移交归档的档案进行系统检查，审核合格后对全部档案进行系统排序编号、分类上架，并进行最终的规范化管理。档案工作受上级主管部门和档案行政管理部门的监督、指导。 

综合档案室基本任务：

贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，结合本系统档案工作特点制定档案工作制度和行业的标准规范，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、现代化。 

负责各业务部室档案的接收、系统整理、排架保管、统计等工作。

配合有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定；按规定向遂昌县档案馆移交相应的档案和资料。

负责对各部室的档案工作进行业务指导和监督检查，协助开展档案管理人员业务培训和工作交流，推广档案管理现代化的新技术、新方法，提高档案管理水平。

办理领导和上级档案部门交办的其他工作。 

二、档案工作人员职责：

贯彻执行档案工作的各项规章制度，学习钻研档案业务理论知识，提高档案工作能力和现代化管理技术。

热爱本职工作，忠于职守，完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务和其它工作。

指导业务部门文件的收集、整理、预立卷及归档工作，提高归档案卷质量。 

做好档案利用，开发档案信息资源，编制适用的检索工具，迅速准确地查、调档案，主动为利用者提供档案信息。

定期检查库藏档案和相关设备运行状况，确保档案安全。     

第三章 文件材料的归档 

第一条 要建立、健全文件材料归档制度。凡各部室在

工作活动中形成的，已办理完毕、具有保存价值的文件材料（包括电子文件、附件及相关材料），都要收集齐全，并进行整理归档。

第二条 归档时间和注意事项。文书档案一般按年度进行整理并归档。纸质文件，各处、室一般应在文件盖章或办理完毕后，五个工作日内提交办公室归档；电子公文，须与相对应的纸质文件一并归档。档案整理人员应于次年三月底前按档案整理要求进行整理后归档入库。

会计档案根据《会计档案管理办法》等有关规定要求由会计人员整理、装订，并在会计部门保管一年，于次年六月底前向社档案室移交归档。

实物档案和声像档案要求及时向档案室归档，一般不应跨年度。归档材料须附文字说明，说明能简明、准确地反映事物、照片、声像档案的基本内容，注明人物、时间、地点、事由、责任者等要素。

业务档案，要求相关业务部室按国家和省有关规定收集、整理，保管一年后于次年三月底前向社档案室移交归档。

基建档案应按国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》要求，由实施部门收集、整理、立卷，在房屋竣工验收后三个月内或房屋交付的同时向综合档案室移交归档。 

第三条 归档要求。归档的文件材料内容完整、分类科学、保管期限划分正确。《遂昌县供销合作社联合社文件材料归档范围和文书档案保管期限表》所指范围内的档案材料，均需收集齐全、完整。包括重要会议、重大活动情况的声、像、文字材料，实物档案等；并进行有序整理和正确划分保管期限；会计档案按《会计档案管理办法》要求划分其保管期限。 

归档文件装订美观。保管期限在 10 年以上的，装订前要去掉金属物，做到整齐、美观、结实，装订应不影响归档文件的阅读和复制。

交接手续完备。档案归档时，应编制详细的档案移交清单，交接双方根据移交清单对移交的档案进行清点、核对，同时对接收的档案进行质量检查。移交清单一式两份，交接双方履行签字手续后各执一份。 

第四章 档案管理 

第四条 全部档案为一全宗，社属各单位分别设立全宗。宗内的档案，根据实情况，按年度、保管期限或年度、保管期限、组织机构等方式进行编号排列。

第五条 设立专用的档案库房、档案办公区域和阅览室，做到库房、办公区域、阅览室三分开。购置质量可靠和数量充裕的档案装具，添置必要的档案设备。

第六条 确保档案的安全，认真做好防火、防盗、防有害生物、防潮、防高温、防尘等工作。库房内不准堆放杂物，保证库房整洁。

第七条 建立档案定期检查制度。档案人员要定期检查档案保管状况，落实防护措施，发现问题及时报告并采取补救措施，同时做好检查记录。

第八条 建立接收、移出档案总登记簿，对接收、移出的档案进行登记。库藏档案定期进行清理核对工作，做到帐、物相符。按要求及时、准确地编制、填报档案工作基本情况统计年报。

第九条 档案工作应遵守档案保密相关要求，实行积极防范，既确保安全，又便于各项工作利用。凡本单位的职工或外单位到本社借阅人员均有遵守国家相关规定的义务。 

第十条 根据档案保管期限的规定，配合有关业务部门做好档案的定期鉴定和销毁工作。销毁的档案需编制销毁清册，并报经社领导审核批准后进行销毁。销毁档案须实行两人监销制，监销人员在档案销毁清册上签名盖章，注明销毁日期。未经鉴定和批准，不得任意销毁档案。

第十一条 档案人员工作变动或离职时，应在离岗前办好档案交接手续，不得擅自带走或销毁档案材料。 

第五章 档案的利用 

第十二条 档案管理人员应熟悉库藏档案，积极主动地做好开发利用，为各项工作提供档案信息服务。汇编的档案资料如需印发或公开出版，应经办公室领导批准。

第十三条 建立健全档案借阅制度，严格履行档案查、借阅手续，建立《档案室档案借阅登记清单》等台帐。 

第十四条 档案工作人员，因工作需要，经批准后方可借阅、摘抄、复制所需档案；外单位借阅者必须持有正式介绍信或有效身份证明，经分管领导或综合部主要负责人批准后方可借阅，一般不外借；借阅党组档案、党组及办公会议记录，须经社领导或综合部领导批准后由专人借阅。所有借阅者都必须办理借阅登记手续，按期归还。 

第十五条 对电子公文采用网络的方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关借阅规定。 

第十六条 对抄录、复制作为证明的档案材料，须经核对无误后，加盖公章方有效。 

第十七条 档案借阅者对借阅的档案负有安全、保密之责，不得泄密、遗失、污损，严禁在档案材料上涂改，或将档案拆散等。归还档案时，档案管理人员要及时检查清点，若遇有上述情况，要及时依法追究其责任。 

第六章 档案移交 

第十八条 机构合并、撤销或改变隶属关系的，应根据国家有关规定对本机构的全部档案进行整理，经主管部门批准后，向接收单位或上级指定的接收单位（部门）办理移交手续，不得分散或擅自处理。 

各种临时性机构在工作结束后，应将档案材料进行系统整理，编制目录，向主管单位档案部门移交。 

第十九条 档案移交时，需办理交接手续，双方单位领导及经办人在移交目录上签名，并加盖单位公章。移交目录一式两份，交接双方各执一份。

第七章 其 他 

第二十条 本办法由县供销社综合部负责解释。

第二十一条 该办自发布之日起实行。