浙江省城市社区档案管理办法（试行）

 

第一章  总则

 

    第一条  为了加强城市社区档案管理工作，更好地为社区发展和城市管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和《浙江省实施＜中华人民共和国档案法＞办法》及国家有关档案工作的规定，结合本省实际情况，特制定本办法。

    第二条  城市社区档案是指社区党组织、社区居民委员会等组织和居民在实行“自我管理，自我教育，自我服务”等实践活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。城市社区档案的主要门类有文书档案、会计档案、科技档案、居民档案和特种载体档案。

    第三条  城市社区档案工作应贯彻集中统一管理的原则，对各种门类和载体的档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于各方面对档案的有效利用。

    第四条  城市社区档案管理是社区开展党的建设、社区精神文明建设、社区服务和社区治安等各项工作的重要基础性工作，各社区要加强对档案工作的领导，明确责任人和工作职责，并将之纳入社区工作计划和议事日程，切实解决档案工作中遇到的实际问题，保障档案工作与社区各项工作同步协调发展。

    第五条  市、县（市、区）档案行政管理部门和民政部门及街道办事处、镇人民政府负责所辖区域内的社区档案工作的监督和指导。

 

第二章  组织机构及其职责

    第六条  社区居民委员会应依法建立健全档案工作，设立综合档案室，配备档案管理员。档案管理人员应掌握档案管理基本知识和基本技能。

    第七条  社区综合档案定应具备以下条件：

    （一）有兼职档案员；

    （二）有档案管理制度；

    （三）有档案保管箱柜；

    （四）有档案实体保存。

    第八条  社区综合档案室工作任务：

    （－）宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律、法规、规章和标准；

    （二）指导、监督社区各组织机构文件材料的归档工作；

    （三）集中管理社区的全部档案和资料；

    （四）积极提供档案利用，为社区的各项工作和居民生活服务。

    第九条  社区档案管理人员工作职责：

    （一）按时收集、整理和管理本社区的各类档案；

    （二）对全部档案实行安全有效保管；

    （三）编制档案检索工具，为档案的利用创造便利条件；

（四）密切配合社区各项中心工作，积极提供档案利用。

 

                    第三章  收集与整理

 

    第十条  社区党组织、社区居民委员会、社区所属的企事业单位应建立健全文件材料归档和档案管理制度。凡是反映本社区工作活动、具有查考保存价值的各种文件材料，都应向社区综合档案室归档，任何单位、组织和个人不得据为已有或擅自销毁。本办法参照有关规定，制定《城市社区文件材料归档范围与档案保管期限表》（见附件）。

    第十一条  归档的文件材料应齐全完整，真实反映社区情况，载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。

    第十二条  各类档案的归档文件材料应按时归档。文书材料在办理完毕后，每半年集中归档一次；会计报表、帐簿、凭证等材料由会计人员整理完毕后，隔年向档案室移交归档；科技文件材料在科技活动结束后的一个月内归档；特种载体文件材料在形成后及时归档。

    第十三条  鼓励社区、居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有的，对国家和社会具有保存价值的档案材料。

    第十四条  城市社区各类档案按下列办法进行整理、编号：

    （一）文书档案按年度——问题（社区党群管理、社区社会事务管理、社区服务管理、社区综合治安管理、社区人口与计划生育管理、社区环境卫生管理、社区文化教育管理、社区社会保障管理）分类，参照《归档文件整理规则》整理，按年度——问题——保管期限排列编号；

    （二）会计档案按年度——类别形式（报表、帐簿、凭证、其他）分类整理，按类别——年度排列编号；

    （三）科技档案中的基建档案按工程项目分类整理，按项目——时间排列编号；产品设备仪器控型号分类整理，接型号——时间排列编号；

    （四）社区居民档案按居民小组或门牌、楼号分类，按户整理，按居民小组——拨号——门牌顺序排列编号；

    （五）特种载体档案按载体形式分类整理，按载体形式——年度排列编号。

    第十五条  一个社区构成一个立档单位，其所形成的档案为一个全宗。全宗名称由镇或街道和所在社区名称组成。

规模较大的社区所属单位符合立档单位构成条件的，其形成的档案可以作为独立金宗，自行建档管理；不能构成独立全宗的，由社区综合档案室集中统一管理。

             

第四章  统计、鉴定、销毁和移交

    第十六条  社区档案室应建立各种档案统计台帐，对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况，进行及时、准确统计和登记，并按规定向街道办事处和乡镇机关报送档案工作基本情况统计表。

    第十七条  社区应建立档案鉴定工作小组，根据《城市社区文件材料归档与不归档范围及档案保管期限表》，对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作小组由档案室和有关业务部门的人员组成。通过鉴定，确定档案的存毁，调整档案保管期限和档案密级，出具档案鉴定报告。对失去保存价值的档案，应清点核对，编制《销毁档案清册》，经必要的审批手续后，核准销毁。社区档案的鉴定和销毁办法，由各市、县（市、区）档案行政管理部门和民政部门根据国家有关规定制定。

    第十八条  严禁擅自销毁档案。销毁档案应按以下要求办理：

    （一）在指定地点销毁，注意保密；

    （二）不得出卖或用作其他用途；

    （三）应指定监销人、经办人、两人以上共同执行，同时在销毁清册上签名，以示负责；

    （四）销毁清册应归档永久保存，并报街道办事处和乡镇机关备案。

    第十九条  对列入地方综合档案馆进馆名册的、属于永久、长期保管的社区档案，自形成之日起满十年后，连同案卷目录、案卷文件目录、全宗卷和其它检索工具一并向所在地档案馆移交。

 

档案管理人员调离工作岗位时，应在离职前办妥档案交接手续。

 

第五章  保管和利用

    第二十条  各社区应根据档案工作的要求，采取必要的保管和保护措施，不断改善档案保管条件，确保档案的完整与安全。形成档案数量多、有条件的社区应设置专用库房保管档案。

    第二十一条  档案管理人员应定期对档案及保管状况进行全面清点、检查，并形成安全检查记录，确保档案不丢失、不损坏；发现破损、霉变、虫蛀、褪色或字迹模称等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。对特种载体档案，要定期检查信息记录的安全性，运用配备的设备进行检查、监测。

    第二十二条  档案管理人员应保持档案及档案装具、库房、设备的整洁，做到无尘、无本、无虫蛀、无鼠害、无杂物。档案装具周围禁止吸烟和存放易燃、易爆物品。

    第二十五条  社区档案实行专人保管。档案室应建立全宗卷，以积累存贮本社区有关档案案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁治册、检查记录、全宗介绍等材料。

    第二十四条  社区综合档案室应编制档案案卷目录、归档文件目录、文号对照表等必要的档案检索工具，为利用档案创造条件；有条件的要应用计算机建立档案文件级条目或重要档案全文数据库，进行档案的存贮与检索。

    第二十五条  社区综合档案室应建立和健全档案利用制度，查阅和借阅档案必须办理查阅、借阅手续。

    （一）本社区工作人员和居民因工作需要或生活需要，均可利用档案。外单位人员有正当理由并持有合法证件，经社区居委会同意，也可利用档案；

    （二）凡利用档案者都应按规定填写《档案利用登记簿》，写明利用者、利用目的、利用内容等；

    （三）查阅档案应在社区办公室内进行，一般情况概不外借。如确需外借的应填写《借阅档案登记簿》，并经社区居委会主任同意。借阅档案必须按期归还，借阅时间最长不超过7天，到期仍需利用的，应办理延期借阅手续；

    （四）借阅档案必须保管好档案，不得丢失和损坏；

    （五）查阅有密级的档案（如社区居民档案）需经本社区领导批准后才可查阅。查阅者必须严守秘密；

    （六）档案利用者必须维护档案的完整与安全，不得在档案上勾画、拆散、调换、抽取、涂改、污损、折叠档案，不得擅自传抄、复制档案，不得泄密；

    （七）借阅者利用完毕后应填写《档案利用效果登记表》，交档案室存查。

    第二十六条  社区综合档案室应围绕城市社区建设、社区居务公开、社区居民自治、社区服务等各项工作，开展档案利用和编研工作，逐步编写大事记、组织机构沿革、全宗指南（全宗介绍）、基础数字汇集、文件汇集、专题介绍、年鉴等各种编研材料，积极主动地开发档案信息资源。

 

第六章  附  则

    第二十七条  本办法由浙江省档案局负责解释。

    第二十八条  本办法自发布之日起执行。

 

  附件：

城市社区文件材料归档范围与档案保管期限表

    为了完整、系统地保存城市社区居民委员会在“自我管理、自我服务、自我监督”的工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、磁性记录盘片等各种门类和各种载体档案，明确文件材料的归档范围，准确地划分档案保管期限，提高归档的文件材料质量，适应社区工作的需要，为国家和社会积累门类齐全、结构合理的档案史料，结合档案工作有关规定，特制定《社区居民委员会文件材料归档范围及档案保管期限表》。

档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。

凡是反映本社区主要工作活动和基本历史面貌的，对本社区、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本社区处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、报告、总结；综合统计年度报表；重大活动形成的文件材料；涉及社区所属的土地、房产和重要资产等方面的文件材料。

凡是反映本社区一般工作活动，在较长时间内对本社区工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本社区一般工作问题形成的文件材料；专题活动形成的文件材料；直属上级单位颁发的属于本社区主要工作并需要贯彻执行的重要文件。

凡是在较短的时间内对社区工作有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：本社区一般事务性的文件材料；其他单位制发的需要贯彻执行的文件材料。

一、文书档案归档范围与档案保管期限

 

一级类目	二级类目	归   档   范   围	保管 期限
社   区   组   织   机   构   与   管   理	社   区   组   织   机   构   管   理	1、本社区的建立、撤并、调整、更名的文件材料 2、本社区区域平面图、概况及说明材料（社区简介） 3、有关本社区所属的房产、土地、资产等文件材料 4、本社区居民大会或社区成员代表会议的文件材料 （1）   通知 （2）   议事日程 （3）   报告 （4）   审议或讨论通过的重要文件 （5）   决定的重大事项 （6）   会议记录或会议纪要 （7）   选举结果 （8）   选票 （9）   选民登记册 5、本社区自治章程 6、本社区居委会组成人员的任免 7、本社区居委会成员的撤换、补选或罢免 8、本社区居委会成员分工 9、本社区居民议事协商会议、居民小组长会议记录 10、本社区成员代表大会、议事（共建）委员会名单 11、本社区各居民小组长及墙门（楼道）代表、宣传员、安全员、卫生员、计生员名册 12、本社区与有关部门签订和工作责任状 13、本社区教育委员会名单及教育机构概况	永久 永久 永久   短期 短期 永久 永久 永久 永久 永久 短期 短期 永久 长期 永久 短期 长期 长期   短期 短期 短期
社   区   组   织   机   构   与   管   理	事   务   管   理	1、本社区居委会年度工作计划、总结、规划 2、本社区专项活动工作计划 3、本社区专题活动（如创建活动）形成的文件材料 4、本社区居委会大事记 5、本社区各项规章、制度、公约 6、本社区处理的问题、事件的惩处决定 （1）重大的 （2）一般的 7、上级颁发的关于社区居委会工作的文件材料 （1）法律、法规、规章的 （2）规范性的 （3）一般性的 8、上级针对本社区居委会工作的批复、指示、工作意见 （1）重要问题的 （2）一般性问题的 9、上级领导视察本社区的讲话、题词、留言文件材料 （1）省级以上的 （2）省级以下的 10、关于本社区的新闻报道 （1）重要的 （2）一般的 11、本社区的表彰、奖励 （1）       省级以上的 （2）       省级以下的 12、本社区居委会财产、物资、档案等交接凭证 13、本社区居委会与有关单位签订的合同、协定、协议书    （1）重要的    （2）一般的 14、本社区公益事业的经费筹集办法、资金及使用情况的文件材料 15、本社区集体经济收益所得及其使用情况的文件材料 16、本社区集体经济项目的立项、承包方案以及社区公益事业的建设承包方案 17、本社区信息、档案、保密工作中形成的文件材料	永久 短期 短期 永久 长期   永久 短期   长期 短期 短期   永久 短期   永久 短期   永久 短期   长期 短期 长期   长期 短期 永久   短期   永久 短期
	企业管理	1、上级制发的关于企业管理工作的文件材料 2、本社区有关企业管理制度 3、本社区企业承包、考核、审计等材料 4、本社区企业注册、登记、年检、变更、注销等文件材料 5、本社区企业的各种工作报表 （1）       年度 （2）       月、季、半年的 6、本社区企业经营的文件材料 7、本社区企业资产所有权益、经营利润及分配的材料 8、本社区与企业签订的经营合同、协议	短期 永久 永久 永久   永久 短期 短期 长期 短期
	财务管理	1、本社区固定资产登记、财务制度的文件材料 2、上级制发的关于社区财务收支活动的文件材料 3、本社区重大物资、重要财务使用、所有权变更的文件材料	永久 短期 永久
社区党建管理	党组织	1、本社区党组织建立的报告及上级党组织的批复 2、本社区党组织会议的报告、决议、纪要、会议记录 3、本社区党组织工作目标、计划、总结、报表 （1）年度以上的 （2）月、季、半年的 4、本社区党组织换届、选举及组织建设文件材料 5、本社区党员名册、年度统计表 6、上级制发的关于党的工作的方针、政策、条例、规定 7、本社区党组织学习教育形成的文件材料 8、本社区党组织开展各项专题活动形成的文件材料 9、本社区党组织和党员的奖惩材料    （1）重大的    （2）一般的 10、本社区各党支部和党小组组成人员名单 11、本社区党组织先进事迹、经验材料 12、本社区党组织工作制度、规定 13、本社区党员组织关系介绍信及存根	永久 永久   长期 短期 永久 长期 短期 短期 短期   长期 短期 长期 长期 长期 长期
	共青团	1、本社区团组织建立的报告及上级团组织的批复 2、本社区团组织会议的报告、决议、纪要、会议记录 3、本社区团组织工作目标、计划、总结、报表 （1）年度以上的 （2）月、季、半年的 4、本社区团组织换届、选举及组织建设文件材料 5、本社区团员名册、组织关系介绍信及存根 6、上级制发的关于团的工作的方针、政策、条例、规定	永久 永久   长期 短期 永久 永久 短期
	妇女工作组织	1、本社区妇女工作组织的建立、选举、组成人员的文件材料 2、本社区妇女代表大会、妇女委员会会议记录、纪要 3、本社区妇女工作组织章程、妇女干部名册 4、本社区妇女工作活动材料 5、上级制发的关于妇女工作的文件材料	永久   永久 永久 短期 短期
	统战工作	1、本社区统战工作对象名册 2、本社区统战工作对象情况登记表、说明材料 3、本社区统战工作规划、计划、总结、报告、报表 4、本社区统战工作会议	永久 短期 短期 长期
	老年协会等其他协会	1、本社区老年（其他）协会章程 2、本社区老年(其他)协会选举、换届、理事会会议材料 3、本社区老年(其他)协会工作计划、总结、报告和报表 （1）       年度的 （2）       月、季、半年的 4、本社区老年（其他）协会专题活动的文件材料 （3）       大型的 （4）       一般的 5、本社区老年（其他）协会成员名册	永久 永久   长期 短期   长期 短期 长期
社区服务与管理	便民利民服务	1、本社区志愿者队伍人员名单 2、本社区志愿者队伍开展专项活动的材料 3、本社区家政服务公司名单 4、本社区家政服务公司情况材料 5、本社区各种为民服务项目的设置、制度和服务内容的文件材料 6、本社区各种服务机构组成人员的文件材料 7、本社区服务工作计划、总结和报告 8、本社区服务网点设置和服务内容材料 9、本社区服务业管理制度、公约